Até se começar a aplicar o modelo sistémico, influenciado directamente pela teoria geral dos sistemas (Bertallanfy) aos processos de descrição dos documentos acumulados em bibliotecas e arquivos pessoais, familiares, institucionais e organizacionais (públicos e privados), o princípio seguido consistia em valorizar a parte e não o todo, em descer a detalhes que caracterizassem o suporte físico em que os conteúdos ou informação estão inscritos. A descrição valorizava o acesso ao documento, desvalorizando o respectivo contexto, e essa via descritiva assentava, também, numa separação artificial entre os documentos que eram impressos e iam para a Biblioteca, os manuscritos que iam para o Arquivo, ficando outros materiais (fotografias, postas, desenhos, mapas, etc.) sujeitos a variações de critério que ora os encaminhavam para as colecções especiais da Biblioteca, ora para salas de reservados ou especiais do Arquivo.

A aplicação do modelo sistémico ou SIAP – Sistema de Informação Activa e Permanente – traz consigo implicações descritivas importantes que convém serem esclarecidas, para que o utilizador possa potenciá-las no seu processo de busca interactiva de informação através concretamente deste site.

O Sistema de Informação é uma totalidade formada por informação registada num qualquer suporte (documento), produzida por uma diversidade de actores e recebida de uma multiplicidade de proveniências, o que significa que livros, revistas, cartas, memórias, relatórios, projectos, processos de obras, desenhos, pinturas, esculturas, móveis, gessos, etc. são documentos muito díspares entre si, mas que possuem a uni-los alguns denominadores comuns – pertenceram ou foram produzidos por determinadas pessoas de uma família, sendo por elas usados nos respectivos contextos em que decorreu a sua vida. E esta diversidade documental unificada pelo contexto familiar e a acção de seus membros/actores insere-se perfeitamente na unidade sistémica que a envolve e lhe confere pleno sentido.

A estrutura dos Sistemas de Informação acessíveis através desta página da FIMS, é dupla: pessoal e familiar. Significa isto que documentos e objectos produzidos e acumulados por uma pessoa isolada ou por uma Família, composta ao longo de gerações por vários membros ligados entre si, podem ser acedidos, independentemente de uma pesquisa selectiva documento a documento ou objecto a objecto mediante a catalogação respectiva, percorrendo o Quadro Orgânico-Funcional (QOF). Este quadro no caso de uma Família está estruturado em gerações e dentro destas por casal principal e irmãos de um dos cônjuges, sendo a documentação e objectos distribuídos de acordo com a identificação da sua pertença. Para cada pessoa, documentos e objectos aparecem distribuídos pelas principais fases orgânicas de vida: infância (até 12/14 anos); adolescência e juventude (14/24 anos); e adultez (25 anos em diante).

Informação bibliográfica, arquivística e museológica está sustentada em bases de dados específicas mas interconectadas no que respeita à pesquisa que é possível fazer nelas porque o QOF, por exemplo, da Família Marques da Silva Moreira da Silva está presente nas três Bases, sendo assim possível pesquisar as publicações, os documentos vários e os artefactos tridimensionais que lhe pertenceram ao longo da vida.